Virtualios organizacijos dokumentų valdymo sistema

Kiekviena organizacija ar įmonė, užsiimanti bet kokia veikla, sukuria, paruošia, redaguoja įvairių formų dokumentus, kurie aprašo organizacijos veiklą. Kompiuterinė organizacijos dokumentų valdymo sistema padeda organizacijai greičiau, patikimiau, lanksčiau ir pigiau tvarkyti dokumentus negu popierinių dokumentų archyvai. Bet kokios organizacijos veikla lemia tai, kad yra dirbama ne tik su jau egzistuojančiais ir sukurtais dokumentais bei kita informacija, bet nuolatos yra sukuriami nauji tam tikri dokumentai, naudojami jau turimi duomenys ar prijungiami nauji.

Organizacijos veikla ne visuomet apsiriboja ribota erdve. Organizacija gali turėti keletą filialų ar padalinių. Kiekvienas iš jų vykdo tam tikrą veiklą, kuria ir naudoja įvairius dokumentus. Norint apjungti šiuos padalinius ir bendrai naudotis turimais duomenimis, reikalinga sistema, kuri leistų sukurti vieną centralizuotą dokumentų valdymo sistemą, prieinamą bet kuriam padaliniui.

Besivystančios technologijos ir didėjanti konkurencija rinkose verčia organizacijas bendradarbiauti įvairiais būdais ir daugelyje sričių. Kuo glaudesnis bendradarbiavimas, tuo daugiau yra naudojami bendri resursai ir informacijos šaltiniai, tuo pačiu atsiranda poreikis priemonėms, skirtoms resursams bei informacijai dalintis ir valdyti.

Šio darbo paskirtis - išnagrinėti virtualios organizacijos struktūrą ir jos poreikį informacijos valdymui. Nėra bendro sutarimo, kas yra virtualu ir kas yra virtuali organizacija. Yra vartojami ir kiti pavadinimai: virtuali korporacija (virtual corporation, eng.), virtuali įmonė (virtual enterprise, eng.). Roger'io Sor'o teigimu, „Atrodo, kad virtuali organizacija yra tai, ko konkrečiu atveju reikia autoriui" [1]. Visgi didesnė dalis straipsnių autorių sutaria dėl bendrų virtualios organizacijos požymių ir apibūdinimų. Šiame darbe virtuali organizacija bus vartojamas Roger'io Sor'o straipsnyje [1] pateikiamas apibrėžimas:

„Virtuali organizacija visų pirma apibrėžiama kaip tinklas, siejantis nepriklausomas, geografiškai nutolusias organizacijas, kurios turi bendra tikslą. Šio tinklo viduje visi dalyviai dalinasi savo kompetencija, o bendradarbiavimas pagrįstas dalinai stabiliais santykiais.

Sekančiai virtuali organizacija charakterizuojama kaip viena tapatybė, o šalių kooperavimas pagrįstas pasitikėjimu ir informacinėmis technologijomis."

Pasaulyje yra vis daugiau naudojamas virtualios organizacijos modelis. Pasiteisinę virtualių organizacijų pavyzdžiai - Dell, Amazon, Airbus. Virtualios organizacijos esmė -naudojantis tinklinėmis ir informacinėmis technologijomis sukuriama bendra informacinė

sistema, kuri veikia kaip savarankiškas organizacinis vienetas. Ja naudojantis apjungus keleto organizacijų informacinius, žmogiškuosius ir kitus išteklius gaunama virtuali organizacija.

Organizacija disponuoja ne tik einamuoju laiku surinktais duomenimis, bet ir duomenimis, esančiais jau sukurtuose dokumentuose. Organizacijai reikia išgauti duomenis iš jau turimų dokumentų duomenų bazėje. Jei yra reikalingas tik tam tikras duomenų laukas iš dokumento, o ne visa dokumento rinkmena, iškyla uždavinys, kaip iš esamų dokumentų išrinkti reikalingą informacijos dalį. Reikia atpažinti dokumentą, atpažinti ir išskirti jame saugomus duomenis, duomenų tipus. Tam taip pat reikalinga programinė priemonė. Išgautus duomenis reikia įlieti į informacinę sistemą ir naudoti naujų dokumentų sukūrimui.

Dokumento samprata yra virtuali. Dokumentas gali būti atspausdintas popieriuje ar saugomas elektroninėje terpėje. Dokumento tipas taip pat gali būti labai įvairus: Microsoft® Word rinkmena, HTML rinkmena, pdf, tekstinis, rtf tipo rinkmenos, video rinkmenos, audio rinkmenos ir t.t. Čia ir toliau dokumentu bus vadinama bet kokio tipo rinkmena. Vartotojas neturi būti priverstas kurti ir dirbti tik su vienu tam tikro tipo rinkmena. Sistema turi leisti vartotojui naudotis bet kokio tipo rinkmenomis.

Virtualios organizacijos dokumentų valdymo sistemos tikslas - apjungti į vieną tris pagrindines sistemas: dokumentų valdymo sistemą (DMS - Document Management System), egzistuojančių dokumentų atpažinimą ir integravimą į informacinę sistemą, virtualios organizacijos sukūrimo ir valdymo sistemą