virtualios organizacijos dokumentų valdymo sistema

Sritis	Srities aprašymas
Virtualios organizacijos veikla ir poreikiai	■   Kas yra virtuali organizacija ir kas būdinga jos veiklai. ■   VO poreikių charakteristika, jų įgyvendinimo metodai
Informacijos ir resursų valdymas virtualioje organizacijoje	■     Kas yra VO informacija ir resursai ■     Kokie informacijos srautai VO viduje ■     Informacijos srautų valdymo būdai
Procesų automatizavimas	■   Kokį žmonių atliekamą darbą ir procesus virtualioje organizacijoje galima automatizuoti ■   Žmogiškojo faktoriaus įtakos mažinimas
Saugumas	■     VO saugumo politika ■   Technologijos ir metodai saugumui užtikrinti

1 lentelė.

VO dokumentų valdymo sistemoje visos šios sritys yra susijusios, analizuojant ir kuriant virtualios organizacijos dokumentų valdymo sistemą negalima palikti nenagrinėjamą nei vieną iš šių sričių. Tai reikalinga VO dokumentų valdymo sistemos išbaigtumui užtikrinti. Negalima sukurti sistemos, kuri tenkintų virtualios organizacijos poreikius, neįvertinus kurios nors iš išvardintų sričių. Jei nebus detaliai išnagrinėta virtualios organizacijos veikla, jos struktūra, sukurta VO dokumentų valdymo sistema pilnai neatliks VO keliamų uždavinių. Jei dokumentų valdymo sistema nebus pakankamai saugi, organizacija jos taip pat nevartos, nes saugumo reikalavimų neužtikrinanti sistema organizacijai gali sukelti daugiau problemų ir žalos, nei naudos.

Virtuali organizacija, kaip jau buvo pažymėta įvade, yra vis daugiau vartojamas organizacijų apjungimo ir bendradarbiavimo modelis. Ši sritis yra gana nauja, jos nagrinėjimai bei moksliniai straipsniai šia tema pradėti rašyti apie 1990-ius metus. Ši sritis yra plati ir sudėtinga, virtualios organizacijos modelio tyrinėtojai dėl jos naujumo turi per mažai praktinės šio modelio taikymo patirties. Virtualios organizacijos pobūdis, struktūra, veikla yra aktuali mokslinių tyrimų sritis.

Tyrimo objektas - dokumentų valdymo sistema, virtuali organizacija, ir šių objektų apjungimas. Mokslinių darbų ir tyrimų atskirai apie virtualią organizaciją arba dokumentų valdymo sistemą yra žymiai daugiau negu apie bendrą šių technologijų ir koncepcijų apjungimą bei naudojimą. VO dokumentų valdymo sistemos poreikiai ir paskirtis dalinai skiriasi atskiros organizacijos dokumentų valdymo sistemos poreikių ir paskirties. Šio darbo užduotis - ištirti šiuos skirtumus, sukurti ir susisteminti VO dokumentų valdymo sistemos metodiką.

Kitas tyrimo objektas - esamų technologijų parinkimas, pritaikymas ir panaudojimas arba naujų technologijų ir metodų sukūrimas VO dokumentų valdymo sistemos projektavimui ir realizavimui. Daugumoje kompiuterijos sričių egzistuoja daug skirtingų technologijų ir metodų tiems patiems uždaviniams atlikti. Kiekviena iš jų turi tam tikrų privalumų ar trūkumų taikant jas konkrečiam uždaviniui spręsti. Kiekviena technologija turi save pateisinti, t.y duoti ekonominę ar kokią kitą naudą ją naudojančiai organizacijai ar žmogui. Taip pat ir kiekvienas sprendimas kurti ir naudoti naują vienokią ar kitokią technologiją turi būti pagrįstas. Naujos technologijos kūrimas dažniausiai reikalauja daugiau laiko ir resursų negu esamų technologijų pritaikymas. Daugumoje kompiuterijos sričių esamų technologijų pakanka iškilusiems uždaviniams spręsti. Jei yra keletas ar keliolika technologijų, skirtų tam pačiam uždaviniui spręsti, iškyla tinkamos technologijos pasirinkimo problema. Šio darbo vienas iš tikslų - išnagrinėti ir charakterizuoti VO dokumentų valdymo sistemos uždavinius ir poreikius ir parinkti tinkamiausią technologiją kiekvienam uždaviniui.

Problema	Problemos aprašymas
Dokumentų saugojimas	■ Kokia duomenų saugojimo technologija geriausiai tinka VO dokumentų valdymo sistemai
Informacijos paieška dokumentuose	■   Kaip gauti informaciją apie dokumento turinį ■     Kaip vykdyti paiešką dokumentuose ■     Kaip padidinti paieškos efektyvumą
Žmogiškojo faktoriaus įtakos mažinimas	■   Galimybės žmogui padaryti klaidą mažinimas ■     Maksimalus procesų automatizavimas ■   Galimybės piktnaudžiauti sistema mažinimas
Sistemos vartojimo paprastumas	■      Sistema turi „patikti" vartotojams ■   Sistemos priežiūra turi būti kiek galima paprastesnė

Projektuojant ir realizuojant VO dokumentų valdymo sistemą, iškyla kelios esminės problemos (2 lentelė). Organizacija, kuri operuoja dideliais dokumentų kiekiais, turi operatyviai ir efektyviai valdyti esamus ir turimus dokumentus. Tai reiškia, kad prieigos prie dokumentų laikas turi būti kiek galima mažesnis. Taip pat reikia siekti, kad saugomų duomenų užimamas dydis duomenų saugojimo laikmenose turi būti kuo mažesnis. Saugojimo išlaidos turi būti minimizuotos. Taip pat turi būti užtikrintas duomenų saugumas. Į visus šiuos faktorius reikia atsižvelgti parenkant duomenų saugojimo technologiją.

Organizacijos tikslas - išsaugoti turimus ir naujai sukurtus dokumentus, visada žinoti, kur ir kokie dokumentai yra saugomi, operatyviai surasti saugomus dokumentus, o svarbiausia - panaudoti turimus duomenis greitesniam ir efektyvesniam sprendimų priėmimui. Tam dokumentų valdymo sistemoje reikalingas paieškos mechanizmas. Norint surasti reikiamą dokumentą ar informaciją dokumentuose, reikia žinoti, apie ką yra dokumentas ir kas jame saugoma. Tekstinio pobūdžio dokumentuose reikiamo dokumento galima ieškoti pagal dokumento turinį. Jei dokumentas ne tekstinio pobūdžio, atpažinti, kas yra saugoma dokumente, neįmanoma. Reikia turėti kažkokius duomenis, kurie aprašo dokumentą. Tokio aprašo sukūrimas yra sudėtinga problema.

Žmogiškasis faktorius lemia tai, kad žmogus kaip sistemos vartotojas gali daryti klaidas. Jis gali įvesti klaidingą informaciją apie dokumentą, užmiršti įvesti į sistemą parametrus ir panašiai. Visus procesus, kuriuos galima tiksliai aprašyti, reikia automatizuoti. Žmogus gali ir tyčia neįvesti tam tikrų parametrų arba įvesti klaidingai. Visur, kur galima, reikia automatizuoti procesus.

Sistemos vartotojai - organizacijos darbuotojai. Tik nedidelė dirbančiųjų organizacijoje dalis turi gilias žinias ir patirtį kompiuterijos srityje, todėl jiems reikalinga nesudėtinga ir jų galimybes atitinkanti sistema. Vartotojo sąsaja turi būti kuo paprastesnė sistemos vartotojams. Jei sistema sudėtinga ir apimanti daug uždavinių, iškyla problema, kaip suderinti sistemos efektyvumą ir paprastą vartotojo sąsają.