Apžvelgiama kelios dokumentų valdymo sistemos: STATISTICA™, doQuments™, DocLogix™, DOCLEAD

DocLogix™, DOCLEAD. Šios sistemos yra vienos iš pasaulinių bei Lietuvos lyderių kuriant dokumentų valdymo sistemas. Šios sistemos nėra virtualios organizacijos dokumentų valdymo sistemos.

STATISTICA™ (www.statsoftinc.com) paketo savybės [2]:

•         Labai paprasta ir lengvai vartojama

•         Lanksti, pagal vartotojo poreikius pritaikoma vartotojo sąsaja

•         Elektroniniai parašai

•         Išsamus sistemos auditas

•         Optimizuota paieška

•         Dokumentų palyginimo įrankiai

•         Apsauga

•         Atitinka FDA 21 CFR Part 11 reikalavimus

•         Atitinka ISO 9000 (9001, 14001) dokumentacijos reikalavimus

•         Atvira architektūra ir suderinamumas su pramoniniais standartais

STATISTICA™ dokumentų valdymo sistema skirta įvairaus dydžio sistemoms: nuo asmeninių kompiuterių, serverių iki internetinių sistemų. Sistema vartoja vartotojo autentifikaciją dokumentų apsaugai. Dokumentus saugoja duomenų bazėse. Naudoja Microsoft SQL Server, tačiau gali prisijungti ir naudoti kitas jau egzistuojančias organizacijoje duomenų bazes. Sistema dokumentą gali automatiškai saugoti dviem formatais: pdf (peržiūrai) ir originaliu failo formatu (redagavimui). Sistema naudoja elektroninį parašą, kuris papildomai nurodo dokumento savininką. Kiekvienąkart užsaugant pakeistą dokumentą, sukuriama nauja dokumento versija, o senesnės versijos išsaugomos. Išsaugant dokumentą, kartu išsaugomi ir reikalingi metaduomenys. Dokumentas gali būti užrakintas, kad niekas negalėtų sukurti naujos dokumento versijos. Gali būti daromos atsarginės kopijos pagal tam tikrus parametrus (pvz.: visi dokumentai, ne senesni negu 7 dienos).

doQuments™ (www.itaz.com) paketo savybės [3]:

■       Centralizuotas dokumentų saugojimas, valdymas, paieška

■       Platus dokumentų formatų palaikymas (nuskanuoti dokumentai, Microsoft Office™ dokumentai, vaizdo rinkmenos ir t.t.

■       Kelių tipų dokumentų išsaugojimas viename įraše

■       Metaduomenų apie dokumentą saugojimas

Indeksuojant dokumentus, vartotojas gali užpildyti ne tik sistemos nustatytus metaduomenų įrašus, bet ir susikurti naujus. Pvz.: vartotojui reikia išsaugoti informaciją apie tai, kas ir kodėl pakeista dokumente. Vartotojas susikuria naują metaduomenų įrašą Keitimai, ir jame išsaugo reikalingą informaciją.

AB „Alna" sukurta dokumentų valdymo sistema „DocLogix" [4] turi tokias funkcijas bei savybes:

■       Sistemos valdymas per web tinklą

■       Vartotojo sąsajai naudojama interneto naršyklė

■       Dokumentų ir įrašų valdymas

■       Vartotojų grupių bendradarbiavimas

■       Informacijos paieška

■       Standartinės ataskaitos

■       Organizacijos bei asmenų kontaktinių duomenų tvarkymas

■       Sistemos administravimas

■       Procesų valdymas

■       Intuityvi vartotojo sąsaja

■       Dokumentų registracija

DocLogix yra turinio ir informacijos valdymo sistema. Ji leidžia kontroliuoti organizacijos gaunamuosius ir siunčiamuosius dokumentus, valdyti ir kontroliuoti procesus, registruoti su šiais dokumentais susijusių išsiųstų ir gautų atsakymų informaciją.

Sonex CO sukurta dokumentų valdymo sistemos „DOCLEAD" savybės ir funkcijos:

■       Korespondencijos gavimas, panaudojant el. paštą, faksą ir kitus šaltinius

■       Dokumentų mainai pagal vidinius organizacijos poreikius

■       Dokumentų sukūrimas, panaudojant ruošinius

■       Dokumento metaduomenų automatinis sukūrimas

■       Dokumentų paieška ir atranka pagal įvairius kriterijus

■       Darbuotojų priėjimas tik prie leistinų dokumentų

■       Dokumentų versijavimas

■       Įvairaus pobūdžio ataskaitų sudarymas

■       Elektroninio parašo naudojimas

■       Vieningos dokumentų valdymo sistemos sudarymas kelių organizacijų ribose Ši sistema užtikrina pilną raštvedybos ciklo elektronizaciją ir automatizaciją, bet kokių

dokumentų elektroninį gyvenimo ciklą, pradedant nuo dokumento sukūrimo iki jo atidavimo archyvui.

2.3.2 Naudojamų technologijų ir problemos sprendimų apžvalga ir analizė

Pagal pisoftware organizaciją [6], yra 2 pagrindiniai dokumentų paieškos būdai. Pirmasis būdas - papildomai saugoti reikalingą informaciją apie dokumentą. Tai yra metaduomenų paieškos modelis. Antrasis būdas - pilna tekstinė paieška. Einama per visą dokumentą ir tikrinamas kiekvienas žodis. Šis metodas turi nemažai trūkumų. Visų pirma, tokia paieška yra žymiai lėtesnė už paiešką naudojant metaduomenis. Antra, dokumentas gali būti ne tik tekstinis, arba jo formatas nesuprantamas paieškos sistemai. Šio projekto tikslas -dokumentų valdymo sistema, kuri nėra priklausoma nuo dokumentų, taigi pilna tekstinė paieška nėra tinkamiausias paieškos būdas. Antra vertus, galima naudoti šį būdą kaip papildomą, kuris praplėstų paieškos sistemos galimybes.

Naudojant metaduomenis, svarbiausia žinoti, ką kiekvienas metaduomenų laukas reiškia. Pavyzdžiui, turime metaduomenis, kurių vienas laukas reiškia autorių. Lauko reikšmė - „Me Lung". Žinome, kad tai yra vardas ir pavardė, bet kuris žodis reiškia vardą, kuris pavardę, nėra aišku. Šis pavyzdys iliustruoja tai, kad svarbu ne tik turėti metaduomenis, bet kartu jie turi būti tinkamai struktūrizuoti, kad neiškiltų dviprasmybių paieškos sistemai, o kartu ir vartotojui. Gera paieškos sistema galėtų žinoti, kad „Me" reiškia vardą, o „Lung" pavardę. Tucana™ [7] sistemos kūrėjai siūlo hibridinėse sistemose, kurios apjungia metaduomenų ir pilną tekstinę paiešką, naudoti statistinius ir lingvistinius metodus, kurie galėtų išgauti naudingus metaduomenis iš dokumentų turinio. Šį būdą galima panaudoti automatizuotam metaduomenų išgavimui iš dokumentų.

Kai kurie dokumento tipai, pavyzdžiui, Microsoft Office™ dokumentai, pdf rinkmenos, saugo metaduomenis apie dokumentą kartu su dokumento turiniu, t.y. įterpia save į dokumento failą. Šias dokumento savybes galima panaudoti indeksuojant dokumentus, apie kuriuos neturima metaduomenų.

Pagal Infocap organizacijos šaltinį [8] neišvengiamai egzistuoja problemos dokumento turinio aprašymui naudojant realius žodžius, klasifikacijos schemas arba raktinius žodžius (keywords). Dažniausiai dokumentus indeksuoja vienas asmuo, o paiešką suindeksuotuose dokumentuose atlieka kitas asmuo. Tą patį dalyką kiekvienas žmogus supranta ir aprašo skirtingai, todėl ieškantis dokumentų žmogus gali jų nerasti, nes dokumento apibūdinimui buvo pavartoti kiti žodžiai ir frazės. Taipogi skirtingi žmonės tame pačiame dokumente gali ieškoti skirtingos informacijos. Raktiniai žodžiai negali aprašyti visos dokumente saugomos informacijos. Dalinis problemos sprendimo būdas - papildyti ir atnaujinti raktinius žodžius pagal vartotojų užklausas, tačiau ateityje vartotojas dažniausiai ieškos vis kitos informacijos.

Plačiausiai paplitęs indeksavimo metodas - indeksuoti kiekvieną žodį. Šiuo atveju suindeksuotos informacijos dydis siekia 180 - 350% pradinio dokumento. Šio metodo trūkumas yra tai, kad įvedus klaidingą užklausą (klaidingai įvedus bent vieną simbolį) sistema neras vartotojo ieškomos informacijos arba ras ne tai ko ieško. Indeksuojant kiekvieną žodį atsiranda dar viena problema. Skanuojant dokumentą ir po to naudojant optines teksto atpažinimo programas (OCR) gali dokumente įsivelti klaida. Jei ši klaida bus tame žodyje, kurio ieškos vartotojas, paieškos sistema šiuo atveju irgi neras ieškomos informacijos.

Infocap dokumento turinio indeksavimui siūlo naudoti adaptyvią šabloninę atpažinimo technologiją (Adaptive Pattern Recognition Processing). Ši technologija kiekvieną simbolį užrašo 8 bitų seka. Pavyzdžiui, žodžiai dog bei dig užrašomi taip:

Matome, kad šių dviejų žodžių užrašymas skiriasi tik 2 bitais iš 24, taigi sutampa 91%. Vartotojui suklydus ir vietoj žodžio dog įvedus žodį dig, šiuo atveju sistema suras ir dokumentus ir su žodžiu dog, ir su žodžiu dig. Galima paieškos rezultatus surūšiuoti pagal atitikimą užklausai. Taigi šiuo atveju paieškos patikimumas bus net 91%.

Yra keletas vartotojų identifikacijos ir autentifikacijos būdų:

■       pagal tai, ką vartotojas žino (slaptažodžiai)

■       pagal tai, ką vartotojas turi (elektroninės kortelės)

■       pagal tai, kuo kiekvienas vartotojas yra unikalus (pirštų antspaudai, akies rainelės, balsas)

■       pagal tai, ką vartotojas gali padaryti (parašas)

■     šių būdų kombinacijos ( elektroninė kortelė ir jos PIN)

Slaptažodžiai yra dažniausiai vartojamas ir paprasčiausias identifikavimo būdas. Tačiau jis nėra pats saugiausias, nes slaptažodžius vartotojai gali pamęsti, užmiršti, juos galima nužiūrėti ir panašiai. Biometrija yra patikimiausias būdas vartotojui identifikuoti ir autentifikuoti, tačiau šis būdas yra vienas iš brangiausių.

2.4 Projekto tikslas ir jo pagrindimas, kokybės kriterijų apibrėžimas

Projekto tikslas - išanalizuoti organizacijų poreikius dokumentų valdymo sistemai, problemas, kurios iškyla valdant dokumentus, ir pateikti naujus ir efektyvesnius būdus valdyti dokumentams. Projektas apjungia kelias problemines sritis: virtualios organizacijos principus ir struktūrą, dokumentų paiešką, dokumentų saugojimą, turimos organizacijos informacinės sistemos ir dokumentų archyvų įjungimą į naują sistemą. Esminis projektuojamos sistemos skirtumas nuo įprastų dokumentų valdymo sistemų yra tas, kad ši sistema orientuota į virtualią organizaciją. Virtuali organizacija - tai kompiuteriniais tinklais bei kitais technologiniais resursais paremtas modelis, kai keletas ar daugiau organizacijų ar filialų sujungiami kompiuterių tinklų ir interneto pagalba į vieną centrą, kuriame vykdoma visa ar dalinė organizacijos veikla (verslas, finansų valdymas, dokumentų valdymas). Poreikis dalintis informacija ir turėti bendrą dokumentų valdymo sistemą yra didelis. Organizacijos dalinasi informacija, norėdamos išlikti konkurencingos rinkoje. Spartesnis informacijos gavimas, detalesnė, gausesnė ir tikslesnė informacija padeda organizacijai priimti sprendimus tiksliau ir greičiau.

Pagrindiniai kriterijai, pagal kuriuos bus tikrinama, ar projekto tikslai ir uždaviniai įgyvendinti:

■       Išnagrinėti virtualių organizacijų dokumentų valdymo sistemų trūkumus ir privalumus

■       Ištirti egzistuojančius metodus, kurie naudojami ar tinkami naudoti projektuojant ir kuriant virtualios organizacijos dokumentų valdymo sistemas

■       Saugoti didelius dokumentų kiekius

■       Greita dokumentų paieška pagal pasirinktus kriterijus

■       Dokumentų apsauga nuo nesankcionuoto naudojimo

■       Galimybė įtraukti egzistuojančius organizacijos dokumentus į sistemą

■       Nesudėtingas vartotojo meniu

2.5 Kompiuterizuojamos sistemos varianto parinkimas

Atliktus analizę paaiškėjo virtualios organizacijos poreikiai ir keliami uždaviniai virtualios organizacijos dokumentų valdymo sistemai. Svarbiausi uždaviniai, kuriuos bus siekiama kompiuterizuoti, yra šie:

■       Dokumentų saugojimas

■       Dokumentų paieška

■       Dokumentų indeksacija

■       Vartotojų administravimas

■       Dokumentų apsauga

■       Privatumo užtikrinimas

■       Ataskaitų generavimas

■       Dokumentų srautų valdymas

Numatoma virtualios organizacijos dokumentų valdymo sistemą realizuoti web tinklo technologijų pagalba. Numatomas centralizuotas modelis, kai visa sistema vykdoma viename kompiuteryje. Bus naudojama Apache web serverio programinė įranga, Oracle duomenų bazių serveris. Vartotojų interfeisas bus realizuotas interneto naršyklės pagalba. Sistema bus skirta Microsoft Windows™ NT operacinių sistemų šeimai. Vartotojui reikalingas kompiuteris su interneto naršykle ir ryšys su centriniu kompiuteriu. Apribojimų vartotojų operacinei sistemai nėra.

Web technologija pasirinkta todėl, kad ja naudojantis yra paprasčiau realizuoti sistemą ir vartotojo interfeisą, negu kurti Windows™ operacinės sistemos taikomąsias programas. Naudojant web technologiją, nereikia programuoti taikomųjų programų, skirtų sistemos vartotojams prisijungti ir naudotis sistemos resursais. Tam bus panaudota interneto naršyklė.