Virtualios organizacijos dokumentų valdymo sistemos duomenų modelis

Virtualios organizacijos dokumentų valdymo sistemos duomenų modelis vaizduoja svarbiausius duomenis, jų tipus, duomenų struktūrą sistemoje bei ryšius tarp jų (15 pav.). Duomenų modelis sudarytas iš 3-ų pagrindinių objektų tipų: esybių, atributų ir ryšių. Esybė -tai loginis objektas, kuris atvaizduoja asmenį, vietą arba dalyką, apie kuriuos organizacija turi informacijos. Atributuose saugoma informacija apie esybę. Ryšiai vaizduoja kokios esybės ir kaip yra susijusios.

Esybė dokumentas vaizduoja dokumentą virtualios organizacijos dokumentų valdymo sistemoje. Kiekvienas dokumentas turi unikalų identifikatorių ID, pagal kurį atpažįstamas kiekvienas dokumentas. Saugoma tokia informacija apie dokumentą: rinkmenos vardas (filename), rinkmenos turinys flecode), dokumento pavadinimas (name), dokumento kūrėjas (Owner) ir teisės (Permissions).

Esybė dokumento_metadata atitinka metaduomenis apie dokumentus. Kiekvieno dokumento metaduomenys turi unikalų identifikatorių ID, kuris yra toks pat kaip ir atitinkamo dokumento ID esybėje Dokumentas. Esybėje saugoma tokie metaduomenys: komentarai (comments), sukūrimo data (create_date), dokumento tipas (doctype), dokumento raktiniai žodžiai (keywords), kas paskutinį sykį dirbo su dokumentu (last_modify_by), kada paskutinį kartą išsaugotas dokumentas (last_modify_date), dokumento kūrėjas (owner) ir pavadinimas (title).

Esybė vartotojas naudojama sistemos vartotojams aprašyti. Kiekvienas vartotojas turi unikalų identifikatorių ID. Esybėje saugoma tokia informacija apie vartotoją: paskutinio prisijungimo prie sistemos laikas ir data (Last_Logon), paskutinio atsijungimo nuo sistemos laikas ir data (Last_Logoff), vartotojo vardas (Name), pavardė (Surname), prisijungimo prie sistemos vardas (Username), vartotojo prisijungimo prie sistemos slaptažodis (Password), sistemos vartotojų grupė, kuriai priklauso vartotojas (Workgroup).

Esybė vartotoju grupe saugo informaciją apie sistemos vartotojų grupes. Kiekviena vartotojų grupė turi unikalų identifikatorių ID. Esybėje saugoma tokia informacija apie vartotoją: vartotojų grupės pavadinimą (Name), grupei priklausančių vartotojų sąrašą (Users).

Esybėje organizacija saugoma informaciją apie organizaciją, taip pat vartotojų sąrašą. Organizacija turi savo unikalų identifikatorių (ID), organizacijos pavadinimą (Name), organizacijai priklausančių vartotojų sąrašą (Users).

Esybė Uzklausa atitinka vartotojo ar sistemos užklausą ieškoti dokumentus pagal nurodytus kriterijus. Kiekviena užklausa turi savo unikalų identifikatorių (ID), užklausos pateikimo laiką (DateTime), užklausos turinį (Request), vartotoją, kuris įvykdė užklausą (User).

Esybė Atsakymas apibrėžia paieškos rezultatus. Kiekvienas paieškos sistemos pateiktas atsakymas į užklausą turi unikalų identifikatorių (ID) bei atsakymą į užklausą

(Answer).

atsakymas ID: char(20) answer: text

dokumento_metadata

ID: char(20)

dokumentas

ID: char(20)

Filename: CHAR(100) filecode: varchar name: CHAR(50) owner: CHAR(50) permission: CHAR(15)

comments: text create_date: datetime doctype: CHAR(25) keywords: text last_modify_by: CHAR(50) last_modify_date: datetime owner: CHAR(50) title: text

vartotojas

ID: char(20)

last_logoff: datetime last_login: datetime name: CHAR(50) surname: CHAR(25) username: CHAR(15) password: CHAR(15) workgroup: CHAR(18)

	užklausa
------------------------------------------------------------------------------------------------------ %	ID: char(20)
	datetime: datetime
	request: text
	user: CHAR(50)

Vartotoju_grupe

ID: char(20)

Organizacija

ID: char(20)

Name: char(50) Users: text

Name: char(50) Users: text

^v*itititi

15 pav. „Virtualios organizacijos dokumentų valdymo sistemos duomenų modelio schema"

2.2.7 Vartotojų ir jų poreikių analizė

Virtualios organizacijos dokumentų valdymo sistemos vartotojai:

■       Sistemos administratorius

■       Sistemos vartotojas

■       Organizacija

Sistemos administratorius - asmuo, kuris kontroliuoja visos sistemos darbą, administruoja vartotojus, jų teises, kuria bei realizuoja sistemos saugumo politiką.

Sistemos vartotojas - asmuo, kuris naudoja sistemą dokumentų saugojimui, jų paieškai, apsaugai nuo nesankcionuoto priėjimo ir pan.

Organizacija - atskiras virtualios organizacijos dalyvis, kuris kontroliuoja tik tos organizacijos vartotojus, dokumentus, valdymą ir saugumo politiką.

Vartotojų poreikiai virtualios organizacijos dokumentų valdymo sistemai - tai reikalavimai ir norai sistemos funkcionalumui. Vartotojas nori, kad sistema atliktų bei išspręstų jam aktualius uždavinius ir procesus. Vartotojų poreikiai formuluojami pasinaudojant analizės etapo modeliais - tikslų, procesų, veiklos panaudojimo atvejų.

Sistemos administratoriaus poreikiai:

■       Vartotojų ir vartotojų grupių sukūrimas ir modifikavimas

■       Vartotojų ir vartotojų grupių teisių suteikimas ir keitimas

■       Saugumo įrašų peržiūra

■       Maksimalaus dirbančių vartotojų sistemoje skaičiaus ribojimas

■       Maksimalaus kreipinių skaičiaus per laiko vienetą ribojimas

■       Kontroliuojamas atsarginių kopijų darymas

■       Egzistuojančių dokumentų įtraukimas į sistemą

■       Vartotojų autentifikacijos mechanizmo užtikrinimas

■       Vartotojų identifikacijos mechanizmo užtikrinimas

■       Sistemos administravimas per web tinklą

■       Vartotojų ir sistemos įvykių auditas

Sistemos vartotojo poreikiai:

■       Naujo ar pakeisto dokumento saugojimas sistemoje

■       Metaduomenų apie dokumentą įvedimas

■       Dokumento paieška sistemoje

■       Dokumentų indeksavimo galimybė paieškos pagreitinimui

■       Kitų vartotojų priėjimo teisių prie dokumentų kontroliavimas

■       Priėjimas prie dokumentų per web tinklą

■       Informacijos personalizavimas

■       Dokumentų klasifikavimas pagal įvairius kriterijus

■       Pilnas dokumento gyvavimo ciklas

■       Dokumentų versijavimas

■       Automatinė dokumentų registracija

■       Skelbimai vartotojams bei jų grupėms

■       Organizacijų ir asmenų kontaktiniai duomenys

■       Procesų apibrėžimas, redagavimas ir automatizavimas

■       Bendra ar detali dokumento proceso būsenos informacija

■       Procesų dalyvių rolių suteikimas: administratorius, vykdytojas, stebėtojas

■       Užduočių ir dokumentų ataskaitos

Organizacijos poreikiai:

■       Galimybė   atskirti   organizacijos   dokumentus   nuo   bendrų   virtualios organizacijos dokumentų

■       Automatinis dokumentų apsikeitimas tarp skirtingų organizacijų

■       Dokumentų klasifikavimas pagal organizacinę struktūrą

■       Skelbimai virtualiai ir atskirai organizacijai

■       Organizacijos veiklos ataskaitos

■       Hierarchinė organizacijų struktūra

Šie išvardinti poreikiai reikalingi pilnos ir išbaigtos virtualios organizacijos dokumentų valdymo sistemos sukūrimui. Visi šie poreikiai yra svarbūs, nes vartotojų veiksmai bei uždaviniai organizacijoje yra gausūs, ir jiems visiems realizuoti reikia įgyvendinti šiuos uždavinius.

2.2.8 Nefunkciniai reikalavimai sistemai

Sistemos pagrindinė paskirtis - palengvinti organizacijos uždavinį tvarkyti ir valdyti dokumentų srautą, greitai ir nesudėtingai rasti reikiamus dokumentus. Labiausiai tikėtinas sistemos vartotojas - neturintis profesionalių žynių informacinių technologijų srityje. Atsižvelgiant į tai, sudaromi nefunkciniai reikalavimai sistemai. Nefunkcinius reikalavimus galima suskaidyti į detalesnius. Sistemai keliami tokie nefunkciniai reikalavimai:

■       Paprastumas - darbas su sistema turi būti nesudėtingas, nereikalaujantis iš vartotojo gilių žinių informacinių technologijų srityje.

■       Patikimumas - sistema turi būti patikima, t.y. korektiškai atlikti jai pavestas užduotis ir funkcijas.

■       Efektyvumas - sistema turi atlikti jos vykdomas funkcijas greičiau, negu tai būtų atliekama be sistemos, ir kad jos atliekamos funkcijos ir jų atlikimo sparta būtų realiai naudingi sistemos vartotojams.

■       Nesudėtingas eksploatavimas - sistemos naudojimas neturi reikalauti didesnių papildomų žmogiškųjų išteklių bei materialinių resursų.

■       Sistemos atnaujinamumas - turi būti galimybė keisti sistemos funkcionalumą, nepertraukiant sistemos darbo.

■       Saugumas - vartotojai, naudodami šią sistemą, turi jaustis saugiai dėl savo dokumentų

■       Grafinės vartotojo sąsajos intuityvumas ir aiškumas - vartotojo sąsaja turi būti paprasta, patogi, logiška