Virtualios organizacijos reikalavimų dokumentų valdymo sistemai analizė

Dokumentų valdymo sistemos pagrindinė užduotis - valdyti organizacijos turimus dokumentus. Kaip paminėta įvade, dokumentu gali būti laikoma bet kokia rinkmena: tekstinė, audio, video, grafinė ir t.t. Sistema neturi būti priklausoma nuo turimų dokumentų. Tuo pačiu ji neturi būti priklausoma nuo organizacijos vykdomos veiklos. Sistemos veiklos sritis - organizacijos dokumentai. Pastarųjų kilmė gali būti bet koks organizacijoje vykstantis procesas. Dokumentų valdymo sistemos uždaviniai susiję su dokumentų valdymu, todėl analizuojama tik dokumentų naudojimo ir valdymo organizacijoje problemos ir sritys.

Detalesniems ir aiškesniems poreikiams ir reikalavimams duomenų valdymo sistemai sudaryti reikalingas virtualios organizacijos struktūros, jos tikslų, procesų modeliai. Organizacija dokumentus kuria ir naudoja spręsdama ir vykdydama jai iškeltus uždavinius, vykdydama tam tikrus procesus, todėl šie procesai ir užduoda reikalavimus ir poreikius dokumentų valdymo sistemai. Pagal organizacijos poreikius bus keliami tikslūs funkciniai reikalavimai dokumentų valdymo sistemai. Organizacijos analizei naudojama UML modeliavimo kalba. Naudojami šie UML modeliai:

■       Veiklos tikslų modelis

■       Veiklos panaudojimo atvejų modelis

■       Veiklos objektų modelis

■       Veiklos procesų modelis

Veiklos tikslų modelio paskirtis - detaliai apibrėžti organizacijos tikslus ir poreikius dokumentų valdymui. Veiklos panaudojimo atvejų modelio paskirtis - aprašyti analizuojamos veiklos srities modelį. Jame nurodomos svarbiausios veiklos dalyvių sąveikos (materialios ir informacinės) su veiklos uždaviniais. Veiklos objektų modelis naudojamas apibrėžti detalią veiklos objektų informaciją (savybes). Veiklos objektų modelis sudaro pagrindinį veiklos sferos objektų komponentų aprašą. Veiklos procesų modelio paskirtis - visos sistemos, kaip tarpusavyje susijusių veiklų ir funkcijų rinkinio, analizė. Šis modelis geriausiai tinka analizei ir loginiam projektavimui. Jis dažniausiai atliekamas ankstyvoje projektavimo fazėje.

Analizė vykdoma dviem etapais. Pirmame etape modeliuojama įprasta organizacija, po to, pasinaudojant gautu modeliu, modeliuojama virtuali organizacija.  Virtuali

organizacija yra kelių paprastų organizacijų sąjunga. Virtualios organizacijos viduje kiekviena organizacija vykdo ir atskirą savo veiklą, ir bendrą virtualios organizacijos veiklą. Tuo pačiu ir kiekvienos virtualios organizacijos sąjungos dalyvė naudojasi ir savo privačia dokumentų valdymo sistema, ir bendra - virtualios organizacijos - dokumentų valdymo sistema. Taigi VO dokumentų valdymo sistema tarsi susideda iš kelių atskirų sistemų, kurios tarpusavyje bendrauja ir taip sukuriama bendra sistema. Galimi du tokios sistemos modeliai: decentralizuotas ir centralizuotas. Decentralizuotame modelyje (1 pav.) kiekviena organizacija turi savo autonominę dokumentų valdymo sistemą (DVS). Šios sistemos bendrauja tarpusavyje, ir taip sukuriama tarsi viena sistema. Kiekviena atskirai DVS turi priemones įprastos dokumentų valdymo sistemos funkcijoms vykdyti. Taip pat jos turi priemones ryšiui su kitomis DVS, funkcijas, reikalingas virtualios organizacijos dokumentų valdymo sistemai. Šis modelis labai artimas objektams objektinio programavimo kalbose. Sukuriama viena klasė, kuri turi visus reikalingus metodus. Po to sukuriamas reikalingas tos klasės objektų kiekis. Šie objektai atitinka DVS 1-ame pav. Šio būdo pranašumai yra tai, kad galima nesunkiai apjungti bet kokį kiekį organizacijų, taip pat prijungti naujas. Taip pat ši metodika leidžia kiekvieną atskirą DVS vykdyti atskirame kompiuteryje.

I Organizacija B  I

2 pav. „Centralizuota dokumentų valdymo sistema"

Kita virtualios organizacijos dokumentų valdymo sistemos realizavimo metodika -centralizuota sistema. Šiame modelyje egzistuoja viena bendra dokumentų valdymo sistema (DVS), prie kurios jungiasi kiekviena organizacija. Norint į šią sistemą įtraukti naują organizaciją, reikia centralizuotoje DVS sukurti naują sritį. Centralizuotas metodas yra taikomas daugelyje kompiuterinių sistemų. Jis turi savų privalumų prieš paskirstytą (decentralizuotą) metodą. Šiuo atveju lengviau valdyti sistemą, nes viskas yra vienoje vietoje; lengviau suprojektuoti ir realizuoti; sistema saugesnė. Kita vertus, paskirstytą sistemą galima sukurti panaudojant ir pritaikant esamas dokumentų valdymo sistemas organizacijose. Centralizuotos sistemos variantas labiau tinkamas tada, kai organizacijos glaudžiai bendradarbiauja ir siekia bendrų tikslų, t.y kai organizacijos apsijungia į vieną organizaciją. Decentralizuota sistema labiau tinkama, kai organizacijų bendradarbiavimas ir ryšiai yra silpnesni, kai išlieka konkurencija tarp organizacijų ir joms dėl šių ar kitų priežasčių reikia išsaugoti didesnį privatumą.

2.2.2 Veiklos tikslų modelis

Goal

GO

Valdyti informaciją ir procesus

Goal

Goal

GI

Valdyti organizacijos dokumentus

G12

Valdyti organizacijos uždavinius

motivates (strong)

Goal

G2

Greitai rasti reikalingą informaciją turimuose dokumentuose

I

motivates (medium) Goat       i

'--------------------------------- '---------------------------- N

G5

Turėti informaciją apie dokumentuose saugomus duomenis

motivates (strong) Goal      ^

G7~

Išgauti informaciją iš nesuindeksuotų dokumentu

motivates (strong)

Goal^
s------------------------------------------------------------

G3

Saugoti naujus ir esamus dokumentus

"-------------------- 1----------------

motivates (strong) Goat      i

----------- *----------

G8

Užtikrinti nuolatinę prieigą prie visų dokumentu

motivates (strong) Goal       r

GIO

Suteikti dokumentai saugumo žymes

3a pav. „Veiklos tikslų modelis"

Goal

G12

Valdyti organizacijos uždavinius

Goal

motivates (strong)

motivates (strong)

Problem

G13

Sukurti, stebėti ir valdyti užduotis

_______

I

motivates (medium) Goai       i

s---------------------------------- *---------------------------- >

G15

Realizuoti užduoties gyvavimo ciklą

G14

Automatizuoti užduočių atlikimą

Goal

G18

Realizuoti užduočių darbų seką

P3

Influence (-,strong)

Ne visus etapus ir procesus galima automatizuoti

G19

Automatizuoti užduočių būsenų keitimąsi

Problem

P4

Dokumento būseną keičia žmogus

Influence (-,strong)

motivates (medium)

Goal

'----------------   ---------------------- s

G17

Turėti informaciją apie dokumento proceso būsena

motivates (strong) Goal      ^ G17

Turėti informaciją apie užduoties būseną

3b pav. „Veiklos tikslų modelis (G12 dekompozicija)"

3 pav. analizuojami atskiros organizacijos veiklos tikslai. Šiame analizės modelyje kreipiamas dėmesys į tuos organizacijos tikslus, kurie turi įtakos dokumentų valdymo sistemai. Veiklos tikslų modelis atvaizduoja organizacijos veiklos tikslus. Šiame modelyje pagrindinis veiklos tikslas yra aukščiausiame hierarchiniame lygyje, kuris yra detalizuojamas detalesniais tikslais, kurie priklauso žemesniems hierarchiniams lygiams. Taip visi tikslai vis einant į žemesnius lygius detalizuojami, kol gaunami elementarūs tikslai, kuriuos reikia pasiekti norint pasiekti visus aukštesnius tikslus ir taip pat aukščiausio lygio tikslą.

Pagrindinis veiklos tikslas - valdyti informaciją ir procesus. Jis detalizuojamas į 2 svarbiausius organizacijos tikslus - „Valdyti organizacijos dokumentus" ir „Valdyti organizacijos uždavinius". Organizacijos dokumentų valdymas apima 3 svarbiausius tikslus. „Greitai rasti reikalingą informaciją turimuose dokumentuose" - šis tikslas yra vienas iš svarbiausių tikslų dokumentų valdymo sistemoje. Organizacija gali turėti labai didelį kiekį dokumentų ( pvz.: šimtus tūkstančių), taigi uždavinys rasti reikalingą dokumentą tampa aktualus ir problematiškas. Tikslas „Saugoti naujus ir esamus dokumentus" reiškia metodų ir priemonių poreikį, kurios suteikia galimybę neribotą laiką saugoti didelius organizacijos dokumentų kiekius. „Užtikrinti dokumentų apsaugą" - tikslas, kuriuo siekiama kontroliuoti vartotojų priėjimą prie dokumentų. Dokumentu leidžiama naudotis tik tiems vartotojams, kurie turi teises dokumento naudojimui.

Egzistuoja problemos, kurios trukdo užsibrėžtų tikslų realizavimui. Problema „Nežinoma, kas saugoma turimuose dokumentuose" susijusi su tuo, kad bendru atveju dokumento rinkmenoje nėra saugomi metaduomenys. Jei dokumento pobūdis tekstinis, galima realizuoti tekstinę paiešką dokumente. Šis būdas yra žymiai lėtesnis, nes reikia atpažinti dokumentą ir ieškoti teksto visame dokumento turinyje. Kitokio pobūdžio dokumentams būtina turėti metaduomenis. „Informacijos įvedimas negali būti pilnai automatizuotas" - ne visą informaciją apie dokumentą galima automatizuotai surinkti. Egzistuoja informacijos apie dokumentą tipai, kaip, pavyzdžiui, raktiniai žodžiai, kuriuos turi įvesti dokumento kūrėjas, t.y. žmogus; dokumento priskyrimas tam tikrai kategorijai taip pat daugumoje atvejų negali būti automatizuotas.

Organizacijos dokumentai - tik priemonė organizacijos veiklos uždaviniams įgyvendinti. Organizacijai reikia būdų ir priemonių vykdyti ir valdyti jai iškeltus uždavinius. Tikslas „Valdyti organizacijos uždavinius" įvardija organizacijos poreikį kurti ir valdyti uždavinius. Uždavinys - procesas, turintis pradžią ir pabaigą. Pavyzdys - reikia pateikti vadovui ataskaitą apie paskutinių 3 mėnesių pajamas ir išlaidas. Vadovas duoda komandą pradėti vykdyti užduotį. Tai uždavinio (proceso) sukūrimas. Ataskaitos sukūrimas taip pat

gali susidėti iš kelių etapų, turinčių savo eiliškumą (darbų seką). Po kiekvieno įvykdyto etapo keičiasi uždavinio būsena - nuo pradinės iki pabaigtos. Vadovas ar kiti suinteresuoti asmenys, turėdami galimybę kiekvienu metu žinoti uždavinio būseną, gali racionaliau planuoti veiklą. Užduotis gali būti susijusi su kelių dokumentų kūrimu ar keitimu. Organizacijai ir jos personalui naudinga žinoti būseną apie kiekvieną dokumentą atskirai. Organizacija naudoja bet kokią kompiuterinę sistemą automatizuoti tas užduotis, kurias atlieka žmogus. Procesų sukūrimas, proceso būsenos pasikeitimas įvykus kokiam nors įvykiui gali būti valdomas kompiuterine sistema. Organizacijos tikslas - automatizuoti kuo daugiau veiksmų ir procesų ir taip sutaupyti laiko, sumažinti žmogiškųjų resursų poreikį darbui atlikti, sumažinti klaidų kiekį. Šiam tikslui pasiekti trukdo tai, kad pagrindinis aktorius šioje sistemoje yra žmogus. Žmogus gali daryti klaidas, gali ko nors nepadaryti ir t.t. Pavyzdžiui, darbuotojas pabaigė rengti dokumentą, tačiau sistema pati negali nustatyti, kad dokumento būsena jau turi rodyti dokumento kūrimo pabaigą. Tai gali pasakyti tik žmogus. Reiškia, tik žmogus šiuo atveju gali pakeisti tam tikrą sistemos parametrą į kitą būseną. O žmogus gali pamiršti tai padaryti, arba piktavališkai nepadaryti.

Virtualios organizacijos dokumentų valdymo sistema yra tarsi atskiros organizacijos išplėsta dokumentų valdymo sistema, turinti priemones ir pritaikyta valdyti bendrą informaciją. Sekančiame modelyje (4 pav.) pateiktas virtualios organizacijos tikslų modelis.

Goal

Goal

G1

Dalintis ir valdyti bendra ir organizacijos informacija

Goal

G2

Privatumas

G3

Dalijimasis informacija

G4

Informacijos valdymas

G9 Saugus dalijimasis dokumentais

G5

Galimybė atskirti asmeninę nuo bendros informacijos

motivates (strong) GoaT\^

Galimybė dalintis dokumentais su partneriais

G8

motivates (strong) Goal

Asmeniniai organizacijos dokumentai prieinami tik tai organizacijai

4 pav. „VO veiklos tikslų modelis"

7

motivates (strong) Goal  y

Informacijos rūšiavimas ir klasifikavimas

t

Influence (-,strong) Problem

P3

Klasifikavimo požymių parinkimas

—\

motivates (strong) Goal

G12

Informacijos

gavimas pagal

poreikius
>--------- ,_______

I

motivates (strong) Goal      |

S--------------------------------- N

G13

Automatinis informacijos pateikimas

4 pav. analizuojami virtualios organizacijos veiklos tikslai. Šiame analizės modelyje kreipiamas dėmesys į tuos virtualios organizacijos tikslus, kurie turi įtakos dokumentų valdymo sistemai. Šiame modelyje pagrindinis veiklos tikslas yra aukščiausiame hierarchiniame lygyje, kuris yra detalizuojamas detalesniais tikslais, kurie priklauso žemesniems hierarchiniams lygiams. Taip visi tikslai vis einant į žemesnius lygius detalizuojami, kol gaunami elementarūs tikslai, kuriuos reikia pasiekti norint pasiekti visus aukštesnius tikslus ir taip pat aukščiausio lygio tikslą.

Pagrindinis veiklos tikslas - dalintis ir valdyti bendra ir organizacijos informacija.. Jis detalizuojamas į 3 svarbiausius tikslus - „Privatumas", „Dalijimasis informacija" ir „Informacijos valdymas". Organizacijos privatumas reiškia kiekvienos virtualios organizacijos dalyvės galimybę išskirti bendrus dokumentus, dokumentus, kurie yra skirti jos partneriams (kurie skirti daliai virtualios organizacijos dalyvių) bei dokumentus, kuriais gali naudotis tik juos sukūrusi organizacija. Kiekviena virtualios organizacijos dalyvė turi tam tikrą konfidencialią informaciją, kurios negali atskleisti kitiems. Informacijos skirstymą į bendrą ir slaptą, skirtą tik tam tikrai organizacijai ar vartotojui, atlieka žmogus. Žmogus gali suklysti, suteikdamas dokumento privatumo ir saugomo kategoriją. Šią problemą tikslų modelyje atitinka P1

Viena iš virtualios organizacijos ypatybių - jos dalyvių poreikis keistis informacija. Tai lemia vieną iš pagrindinių jos tikslų - „Dalijimąsi informacija". Jei organizacija nesidalins informacijos su kitomis, virtualios organizacijos funkcionalumas bus labai apribotas arba išvis negalimas. Informacija turi būti savalaikė. Tai reiškia, kad nauja ar pakitusi informacija turi pasiekti jos vartotojus kai tik yra sukuriama ar atnaujinama. Tai užtikrina, kad organizacija savo veikloje naudos naujausią informaciją. Jei informaciją atnaujina kuri nors organizacija, ji paskleidžiama tarp kitų virtualios organizacijos dalyvių. Šį poreikį tikslų modelyje atitinka tikslas „Greitas naujų dokumentų išplatinimas". Dalijimasis dokumentais reiškia, kad dokumentas iš vienos organizacijos turi būti perduodamas kitoms. Perdavimo metu dokumentas neturi būti pakeistas ar perimtas konkuruojančių organizacijų bei kitų suinteresuotų asmenų. Šį poreikį tikslų modelyje atitinka tikslas „Saugus dalijimasis dokumentais".

Dalijantis dokumentais dalyvauja dvi pusės: siuntėjas ir gavėjas. Dokumentas gali būti skirtas ne visai virtualiai organizacijai, o tik daliai jos dalyvių. Siuntėjas gali nežinoti visų gavėjų, kuriems reikalingas siunčiamas dokumentas. Siuntėjas taip pat turi įvertinti, ar dokumento gavėjas turi teisę naudotis dokumentu.

Virtuali organizacija disponuoja daugybe įvairių dokumentų. Kiekvienai virtualios organizacijos dalyvei reikalinga tik dalis visų dokumentų. Organizacijos poreikis - greitai, nesudėtingai ir tiksliai iš visų dokumentų atrinkti reikiamus. Tai tikslų modelyje atitinka tikslas „Informacijos valdymas". Organizacija turi gauti tai, ko jai reikia, ir negauti, ko jai nereikia. Kiekvienoje organizacijoje visa informacija yra klasifikuojama. Klasifikuoti galima pagal įvairius požymius, klasifikavimas yra vienas iš svarbiausių būdų atrinkti ir valdyti informaciją. Organizacijos poreikis dokumentų valdymo sistemai - kompiuterizuoti žmogaus atliekamą darbą. Šiuo atveju, kompiuterizuojant informacijos valdymą, galima bent dalinai automatizuoti dokumentų srautų valdymą. Pavyzdžiui: organizacija nurodo, kad jai reikia reguliariai gauti tik tam tikro tipo dokumentus iš konkrečios organizacijos.

Dokumentų klasifikavimas gali būti atliekamas pagal įvairius požymius. Kiekvienu atveju klasifikavimo požymiai gali būti vis kiti. Neįmanoma numatyti visų klasifikavimo požymių. Jei reikia suklasifikuoti dokumentus pagal tam tikrus požymius, reikia turėti arba juos išgauti iš dokumentų.

2.2.3 Veiklos panaudojimo atvejų modelis

Dokumentu saugojimas

Organizacija1

Organizacija2

1*1

Vartotojas(Orgl)\

Dokumentu apsauga

Va?totojas(Org2)

Paskirstytas

resursu naudojimas

įPrivatumol

^uztikrinimas

Administratorius

5 pav. „Virtualios organizacijos veiklos panaudojimo atvejų modelis"

Uždavinys

Aprašymas

Dokumentų saugojimas

Sistema centralizuotai saugo virtualios
organizacijos dalyvių turimus dokumentus
duomenų bazėje. Vartotojai bet kada gali
prisijungti prie sistemos ir paimti reikalingą
dokumentą; taip pat išsaugoti naują ar pakeistą
egzistuojantį dokumentą. Priėjimas prie
dokumentų ir jų saugojimas yra registruojamas.
Saugant dokumentą, kartu išsaugoma ir
papildoma informacija apie dokumentą
(metaduomenys).__________________________

Dokumentų paieška

Dokumentų indeksacija

Vartotojas gali vykdyti dokumentų paiešką sistemoje, nurodydamas vieną ar daugiau paieškos parametrų, pvz.: dokumento tipas, paskutinio redagavimo data, žodžiai pavadinime ir panašiai. Vartotojas ieško dokumentų pagal klasifikuotus požymius, kuriuos sukuria sistema ir (arba) dokumento naudotojas. Norint vykdyti dokumentų paiešką, reikia turėti metaduomenis apie dokumentą. Metaduomenys gali būti įvesti naujo dokumento išsaugojimo sistemoje metu, dokumento keitimo metu arba įtraukiant į sistemą dokumentus, kurie egzistavo prieš sistemos įdiegimą ir apie juos nebuvo turima metaduomenų. Paieška vykdoma tik tuose dokumentuose, kuriais vartotojas turi teisę disponuoti. Paieškos rezultatai rūšiuojami ir grupuojami pagal tam tikrus požymius (sukūrimo

datą, pagal dokumento atitikimą užklausai._______

Išsaugant naują ar pakeistą egzistuojantį dokumentą, sistemoje apie dokumentą išsaugoma ir papildoma informacija, t.y. metaduomenys. Pvz.:autorius, dokumento pavadinimas, dokumento savininkas, dokumento tipas, sukūrimo laikas, redagavimo laikas, komentarai, raktiniai žodžiai ir panašiai. Dalis metaduomenų, tokie kaip dokumento savininkas, paskutinio redagavimo data, įvedami automatiškai, kitą dalį įveda vartotojas, pvz.: raktiniai žodžiai, komentarai ir pan. Dokumentų indeksacija reikalinga greitesnei dokumentų paieškai atlikti. Gali būti indeksuojami tekstiniai dokumentai (surandami visi žodžiai ir pavadinimai (title) dokumente).

Paskirstytas resursų naudojimas

Sistemos administratorius gali nurodyti laiką,
datą, šaltinį, pagal kuriuos administratorius
apriboja vartotojo prisijungimą prie sistemos.
Administratorius gali reguliuoti sistemos
apkrovos parametrus, pvz.: maksimalų kreipinių
skaičių per minutę, maksimalų dirbančių
vartotojų skaičių, atsarginių sistemos duomenų
kopijų darymo laiką, dažnį ir panašiai.__________

Dokumentų apsauga

Kiekvienas vartotojas sistemoje yra identifikuojamas ir autentifikuojamas. Visi dokumentai ir vartotojai sistemoje turi tam tikras saugumo žymes, kurios nurodo, kokias teises turi kiekvienas vartotojas ir kokias saugumo žymes turi kiekvienas dokumentas. Kadangi visi vartotojų veiksmai sistemoje yra registruojami, sistemos administratorius gali peržiūrėti visus sistemos užfiksuotus įvykius (saugumo žurnalą). Egzistuoja bendri dokumentai, kurie yra prieinami visoms virtualios organizacijos dalyvėms, privatūs, kurie naudojami tik kurios nors vienos organizacijos viduje ir dokumentai, skirti tik kai kuriems virtualios organizacijos partneriams.

Vartotojų administravimas

Sistemos administratorius kuria naujus vartotojus sistemoje, šalina egzistuojančius vartotojus iš sistemos, keičia jų teises. Administratorius gali sukurti vartotojų grupes su tam tikromis teisėmis, priskirti vartotoją bet kuriai grupei. Administratorius keičia ir atskiro vartotojo, ir vartotojų grupių saugumo žymes (teises sistemoje). Virtuali organizacija ir dinamiška ir nepastovi, todėl atsiranda naujos virtualios organizacijos dalyvės. Administratorius gali sukurti naują virtualios organizacijos dalyvę ar panaikinti esamą. Kiekvienos organizacijos santykiai su kitomis organizacijomis yra skirtingi. Administratorius nustato organizacijų tarpusavio ryšius.

Privatumo užtikrinimas

Kiekviena organizacija turi didesnį ar mažesnį
privatumą, todėl virtualios organizacijos
dokumentų valdymo sistema leidžia atskirti
privačius organizacijos dokumentus nuo bendrų,
kurie skirti visoms virtualios organizacijos
dalyvėms.________________________________

2.2.4 Klasių modelis

—h Filecode —H Filename —H ID* —H Name —H Owner —H Permissions	turi	metadata
		—» Comments —s Create_date —s Doctype —h ID* —» Keywords —» Last_modify_by —» Last_modify_date —s Owner -o Title
	priklauso
—H Create_Document —H Delete_Document —H Modify_Document —H Save Document
		—i- Create_metadata —h Delete_metadata —h Modify_metadata

Atsakymas

Answer ID*

create delete fill

show

6 pav. „Virtualios organizacijos klasių modelis" Sistemoje yra 7 pagrindinės klasės: Dokumentas, Dokumentometadata, Vartotojas, Vartotojugrupe, Organizacija, Uzklausa, Atsakymas.

Klasė Dokumentas apibrėžia dokumentą sistemoje. Kiekvienas dokumentas turi savo unikalų identifikatorių ID, pagal kurį kiekvienas dokumentas identifikuojamas sistemoje. Dokumento rinkmenos pavadinimui išsaugoti naudojamas atributas filename, dokumento turiniui saugoti skirtas atributas filecode. Atribute name saugomas dokumento pavadinimas, dokumento autorius saugomas atribute owner. Dokumento saugumo žymėms saugoti naudojamas atributas Permissions. Naujam dokumentui virtualios organizacijos sistemoje sukurti naudojamas metodas Create_Document. Dokumentui išsaugoti numatytas metodas SaveDocument.  Modifikuojant  dokumentą sistemoje,  pakinta ne tik jo turinys  ar pavadinimas, bet ir dokumento būsena sistemoje. Tam uždaviniui atlikti numatytas metodas ModifyDocument. Dokumentui pašalinti iš sistemos naudojamas metodas DeleteDocument.

Klasė Dokumentometadata naudojama turimų metaduomenų apie dokumentą laikymui. Klasėje Dokumentometadata numatoma saugoti dokumento komentarus (atributas Comments), sukūrimo datą (atributas createdate), dokumento tipą (atributas Doctype), raktiniai žodžiai (atributas Keywords), kas paskutinis modifikavo dokumentą (atributas Last_Modify_by), kada paskutinį kartą buvo modifikuotas dokumentas (atributas Last_Modify_Date), dokumento autorius (atributas Owner), dokumento pavadinimas (atributas title). Kiekvieni metaduomenys apie dokumentą turi unikalų identifikatorių ID. Metaduomenys gali būti sukurti (metodas CreateMetadata), modifikuojami (metodas Modify_Metadata), ištrinti (metodas Delete_Metadata).

Klasė Vartotojas aprašo visus duomenis apie sistemos vartotoją. Numatoma saugoti šią informaciją apie vartotoją: unikalus kiekvieno vartotojo identifikatorius sistemoje (atributas ID), paskutinio prisijungimo prie sistemos laikas ir data (atributas Last_Logon), paskutinio atsijungimo nuo sistemos laikas ir data (atributas Last_Logoff), vartotojo vardas (atributas Name), pavardė (atributas Surname), prisijungimo prie sistemos vardas (atributas Username), vartotojo prisijungimo prie sistemos slaptažodis (atributas Password), sistemos vartotojų grupė, kuriai priklauso vartotojas (atributas Workgroup). Galima sukurti naują vartotoją sistemoje (metodas Create_User), keisti informaciją apie vartotoją (metodas Modify_User), pašalinti vartotoją iš sistemos (metodas Delete_User), vartotojas gali prisijungti   prie   sistemos   (metodas  Logon_user),   atijungti   nuo   sistemos   (metodas

Logoff_User).

Klasė Vartotoju_grupe naudojama saugoti vartotojus, kurie priklauso bendrai grupei ir turi tas pačias teises sistemoje. Grupė turi savo unikalų identifikatorių (atributas ID), vartotojų grupės pavadinimą (atributas Name), grupei priklausančių vartotojų sąrašą (atributas Users). Galima sukurti naują grupę (metodas CreateGroup), modifikuoti esamą vartotojų grupę (metodas ModifyGroup), pašalinti grupę iš sistemos (metodas DeleteGroup).

Klasė Organizacija naudojama saugoti vartotojus, kurie priklauso vienai virtualios organizacijos dalyvei (organizacijai). Organizacija turi savo unikalų identifikatorių (atributas ID), organizacijos pavadinimą (atributas Name), organizacijai priklausančių vartotojų sąrašą (atributas Users). Galima sukurti naują organizaciją (metodas Create), modifikuoti esamą organizaciją (metodas Modify), pašalinti organizaciją iš sistemos (metodas Delete), įtraukti naują vartotoją į organizaciją (metodas Add_User), pašalinti vartotoją iš organizacijos (metodas Remove_User).

Klasė Uzklausa apibrėžia vartotojo ar sistemos pateiktą užklausą paieškos sistemai ieškoti dokumentą(-us) pagal nurodytus kriterijus. Kiekviena užklausa turi savo unikalų identifikatorių (atributas ID), užklausos pateikimo laiką (atributas DateTime), užklausos turinį (atributas Request), vartotoją, kuris įvykdė užklausą (atributas User). Gali būti sukuriama nauja užklausa (metodas Create), ištrinama jau sukurta užklausa (metodas Delete), įvedami užklausos parametrai (metodas Fill), bei vykdoma užklausa (metodas Process).

Klasė Atsakymas apibrėžia paieškos rezultatus. Paieškos sistema pateikia rastus duomenis, iš jų suformuojama atsakymo forma ir pateikiama toliau sistemai ar vartotojui. Kiekvienas paieškos sistemos pateiktas atsakymas į užklausą turi unikalų identifikatorių (atributas ID), bei atsakymą į užklausą (atributas Answer). Gali būti sukuriamas naujas atsakymas (metodas Create), ištrinamas jau sukurtas atsakymas (metodas Delete), suformuojamas atsakymas (metodas Fill), atsakymas į užklausą išvedamas vartotojui tam tikra forma (metodas Show).